Electronic Theses and Dissertation

Pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Dinas Perhubungan masih menghadapi permasalahan akibat proses manual, seperti keterlambatan disposisi, kesalahan pencatatan, dan risiko kehilangan dokumen, sehingga diperlukan sistem terintegrasi untuk pencatatan, pelacakan, dan pengarsipan surat. Oleh karena itu, sangat dibutuhkan sebuah sistem terpadu untuk memungkinkan pencatatan, pelacakan, dan pengarsipan surat dengan lebih baik. Penelitian ini bertujuan untuk merancang serta membangun aplikasi pelacakan surat masuk dan surat keluar berbasis website dengan menggunakan metode pengembangan Waterfall yang mencakup analisis kebutuhan, desain, implementasi, dan pengujian. Desain sistem dilakukan dengan memanfaatkan Use Case Diagram, Activity Diagram, dan Entity Relationship Diagram (ERD), sedangkan aplikasi dibuat menggunakan framework Laravel dengan database MySQL sebagai penyimpanan data. Hasil dari implementasi menunjukkan bahwa sistem ini dapat mendukung proses pencatatan, disposisi, pengarsipan, serta pelacakan status surat secara langsung berdasarkan tingkat akses pengguna. Selain itu, berdasarkan pengujian Black Box, seluruh fungsi yang ada beroperasi sesuai dengan yang dibutuhkan. Dengan demikian, pengelolaan surat diharapkan dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien.

Kata Kunci: pengelolaan surat, surat masuk, surat keluar, pelacakan surat, sistem informasi berbasis website.

The management of incoming and outgoing correspondence at the Department of Transportation still faces several issues due to manual processes, such as delays in disposition, recording errors, and the risk of document loss, thereby requiring an integrated system for recording, tracking, and archiving correspondence. Therefore, a unified system is needed to improve the management of incoming and outgoing letters. This study aims to design and develop a web-based application for tracking incoming and outgoing correspondence using the Waterfall development method, which includes requirements analysis, system design, implementation, and testing. The system design utilizes Use Case Diagrams, Activity Diagrams, and Entity Relationship Diagrams (ERD), while the application is developed using the Laravel framework with a MySQL database for data storage. The implementation results indicate that the system is capable of supporting correspondence recording, disposition, archiving, and real-time status tracking based on user access levels. Furthermore, Black Box testing shows that all system functions operate as expected. Thus, the correspondence management process is expected to become more effective and efficient. Keywords: correspondence management, incoming letters, outgoing letters, correspondence tracking, web-based information system.