Electronic Theses and Dissertation

Pengelolaan surat di Dinas Pendidikan dan Kebudayaan (Disdikbud) Kota Banda Aceh masih menggunakan metode konvensional berbasis kertas yang menghambat efektivitas, sulit dilacak, dan berisiko kehilangan data. Penelitian ini bertujuan membangun Sistem Informasi Manajemen Surat Masuk dan Surat Keluar berbasis website untuk mengotomatisasi alur birokrasi. Pengembangan sistem menggunakan metode prototype untuk menyesuaikan kebutuhan user secara iteratif. Secara teknis, aplikasi dibangun dengan bahasa PHP, framework CodeIgniter 4, dan basis data MySQL menggunakan arsitektur Model-View-Controller (MVC). Fitur unggulan mencakup integrasi QR Code untuk pelacakan mandiri oleh tamu, manajemen hak akses bagi enam role user (Administrator, Staf, Kepala Dinas, Kepala Bidang atau Kepala Subbagian, Sekretaris Dinas, dan Staf Pelaksana), serta logika Dual Track pada surat keluar untuk membedakan surat inisiatif dan balasan. Hasilnya, sistem ini mampu mempercepat distribusi surat, mendukung kebijakan e-arsip, dan menyediakan dashboard eksekutif bagi pimpinan untuk memantau kinerja organisasi secara transparan. Sistem juga dilengkapi dengan autentikasi CAPTCHA matematika dan penomoran otomatis berdasarkan kode klasifikasi arsip. Implementasi ini diharapkan meningkatkan akuntabilitas administrasi pada Disdikbud Kota Banda Aceh.

Kata Kunci: Sistem Informasi Manajemen, Website, CodeIgniter 4, QR Code.

The management of correspondence at the Banda Aceh City Education and Culture Office (Disdikbud) still relies on conventional paper-based methods, which are ineffective, difficult to track, and carry a risk of data loss. This study aims to develop a web-based Incoming and Outgoing Mail Management Information System to automate bureaucratic workflows. System development employs a prototype method to iteratively adapt to user needs. Technically, the application is built using PHP, the CodeIgniter 4 framework, and a MySQL database with a Model-View-Controller (MVC) architecture. Key features include QR Code integration for self-tracking by visitors, access rights management for six user roles (Administrator, Staff, Department Head, Division Head or Subdivision Head, Department Secretary, and Executive Staff), and Dual Track logic for outgoing mail to distinguish between initiative letters and replies. As a result, this system accelerates letter distribution, supports e-archiving policies, and provides an executive dashboard for leaders to transparently monitor organizational performance. The system also features mathematical CAPTCHA authentication and automatic numbering based on archive classification codes. This implementation is expected to enhance administrative accountability at the Banda Aceh City Education and Culture Office. Keywords: Management Information System, Website, CodeIgniter 4, QR Code.