Electronic Theses and Dissertation

Berdasarkan hasil pembahasan pada bab-bab sebelumnya mengenai hasil laporan tentang penerapan konsep 5S/5R dalam penataan dokumen arsip di Bidang Lisdes (Listrik Perdesaan Provinsi Aceh) pada PT PLN (PERSERO) Wilayah Aceh, penulis dapat menarik beberapa kesimpulan sebagai berikut:
1. Prosedur pengelolaan arsip dengan menggunakan penerapan konsep 5S/5R sangat efektif dan efisien karena konsep 5S/5R ini sangat membantu dalam penemuan kembali arsip dengan cara cepat dan tepat tanpa perlu menghabiskan waktu yang lama. Untuk menemukan warkat/dokumen yang diperlukan. penerapan konsep 5S/5R ini dianggap efektif dalam penataan dokumen arsip, karena 5S/5R adalah merupakan metode mengatur, memelihara, mengelola lingkungan agar rapi, bersih dan teratur menjadi tempat kerja yang lebih baik secara berkelanjutan.
2. Manfaat pengelolaan arsip dengan menggunakan konsep 5S /5R didalam pada PT PLN (Persero) yaitu: - Tidak ada file atau map dan lain-lain yang sudah kadaluwarsa diarea ini
- File/map/order tersusun secara rapi, label dan identifikasi warna jelas sesuai standar 5S/5R
- Bebas dari debu, tempelan, tulisan/coretan yang tidak relevan
- Adanya mekanisme kendali visual dan mekanisme anti salah terhadap penempatan file/map/dokumen, dll.
- Adanya prosedur pengambilan dan pengembalian dokumen/file/map data,dll.
3. Hambatan –hambatan yang dihadapi dalam penerapan 5S/5R adalah:
- Tidak paham terhadap arti penting 5S.
- 5S menginginkan perubahan prilaku, bukan sistem.
- Tidak ada semangat kerja keras.
- Melupakan yang mudah (kurang meluangkan waktu untuk 5S).
- Terlalu berorientasi hasil.
- Tidak ada kerja tim.
- Cepat berpuas diri.
- Kurang adanya dukungan manajemen
4. Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk penyimpanan arsip pada PT PLN (Persero) Wilayah Aceh meliputi:
- Buku agenda surat masuk
- Buku ekspedisi
- Lemari arsip
- Filing cabinet
- Komputer
- Scanner
5. Kegiatan penyelamatan arsip meliputi penyimpanan, perawatan, pengamanan dan penyusutan. Dalam hal penyusutan, ada 3 jenis kategori penyusutan yaitu: (1) pemidahan, (2) pemusnahan dan (3) penyerahan.
Di Bidang Lisdes pada PT PLN (Persero) Wilayah Aceh jangka penyimpanan arsip tergantung dari penting atau tidaknya warkat atau dokumen tersebut. Warkat-warkat atau dokumen seperti SK biasanya
jangka waktu penyimpanan arsipnya mencapai lebih dari 5 (lima) tahun. Warkat-warkat atau dokumen penting seperti Dokumen Anggaran, Serah Terima Kontrak, Surat kontrak, dokumen pelelangan,dokumen pembayaran setoran pajak, serta bukti pembayaran dan Berita Acara, jangka waktu penyimpannya biasanya mencapai lebih dari 5 (lima) tahun. Surat-surat yang sifatnya biasa jangka waktu penyimpanannya hanya mencapai 1 (satu) tahun.
Berdasarkan kesimpulan diatas penulis dapat menyimpulkan penyelenggaraan kegiatan kearsipan suatu kantor tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak didukung oleh sarana yang memadai. Sarana penataan arsip dengan menggunakan penerapan 5S/5R sangat membantu dalam menata/menyimpan arsip. Dalam pengadaan sarana penataan arsip, hendaklah diperhatikan benar bahwa peralatan yang dipilih dapat memenuhi kebutuhan yang diinginkan. Setiap perusahaan yang baik selalu memperhatikan kerapihan arsip , sebagai asset perusahaan. Data atau arsip-arsip yang dimiliki perusahaan merupakan dokumen yang menjadi kekayaan perusahaan. Karena itu, arsip-arsip tersebut harus dijaga dan dilindungi secara baik oleh perusahaan.
Arsip-arsip tersebut haruslah disimpan dengan baik menggunakan suatu sistem penyimpanan yang memudahkan dalam menyimpan dan menemukan kembali arsip. Kegiatan penyimpanan tersebut membutuhkan prosedur pengelolaan arsip dan perlengkapan hingga peralatan arsip yang cukup dari segi jumlah kualitas yang baik pula. Hal ini penting agar arsip-arsip tersebut terlindungi dari bahaya yang dapat menyebabkan terjadinya kerusakan arsip, seperti bahaya banjir, kebakaran, pencurian, dan sebagainya.

Tidak Tersedia Deskripsi